چگونه کمتر کار کنیم و درآمد بیشتری داشته باشیم؟

امروزه در کسب و کار متحمل فشار کاری زیادی هستیم. ساعات طولانی به کار می‌پردازیم و معمولاً بسیاری از کارها در شرکت وابسته به تصمیم ماست. در این شرایط به نظر می‌رسد کارها کند پیش می‌رود و بهره‌وری لازم نیز حاصل نمی‌شود.
در ذهن بسیاری از ما جا افتاده است که کار بیشتر مساوی با درآمد بیشتر است. اما باید بگویم این تفکری اشتباه است. عدم وجود یک سیستم خودکار در کسب و کار ما باعث افزایش فشار بر ما و کارمندان می‌شود و معمولاً نتایجی را نیز که انتظار داریم حاصل نمی‌شود.
اگر دقت کرده باشید گاهی که احساس ناخوشی می‌کنید ولی احساس می‌کنید اگر در شرکتتان حاضر نباشید همه چیز به هم می‌ریزد. گاهی در انتهای روز احساس می‌کنید خیلی کار کرده‌اید و بسیار خسته‌اید اما نتایج دلخواهتان بدست نیامده است. این‌ها همه نشانه آن است که در کار شما سیستمی حکم‌فرما نیست. البته باید اذعان کرد که در بسیاری از شرکت‌ها که در ایران فعال هستند تفکر سیستمی وجود ندارد و معمولاً فعالیت شرکت‌ها قائم به فرد است.

به نظر شما چگونه می‌توانیم فشار کار را کاهش دهیم و در عوض بهره‌وری نیز افزایش پیدا کند؟!

شما می‌بایست تفکر خود را سیستماتیک کنید. اما چگونه؟!

در اینجا سعی داریم روش سیستمی کردن کارهای خود را با هم مرور کنیم.
اول از هر چیز باید بدانید که در کار شما گام‌هایی وجود دارد و هر گام پشت سر گام بعدی است. در واقع همواره عملکرد ما از یک سیستم خطی پیروی می‌کند. از ابتدا همه چیز را در کار خود را ثبت نمایید. تمام فرآیندها و اتفاقاتی که در طول روز در شرکت شما اتفاق می‌افتد را ثبت نمایید. مستند سازی فرآیندهای کاری یکی از مهم‌ترین کارهای یک مدیر و صاحب کسب و کار است.

فرض می‌کنیم شرکتی خدمات طراحی سایت ارائه می‌دهد. اولین گام تماس مشتری با آن شرکت است. اینکه چه کسی پاسخگوست و چه سؤالاتی در مرحله اول باید از مشتری بپرسد مهم است. تمامی صحبت‌ها و اعمالی که در این قسمت باید انجام شود را بر روی کاغذ بیاورید. مرحله بعد این است که شخص تماس گیرنده باید به بخش فروش شرکت وصل شود و خواسته‌ها و نیازهای او دریافت گردد. پس از دریافت نیازهای مشتری کار به بخش فنی ارجاع داده می‌شود تا خواسته های مشتری از نظر امکان سنجی اجرایی و زمان انجام کار مورد بررسی قرار گیرد. سپس پیشنهاد بخش فنی به بخش فروش ارائه می‌شود. در این زمان کارمند بخش فروش به تهیه یک طرح پیشنهادی کامل می‌پردازد و آن را برای مشتری ارسال می‌کند و بر طبق مذاکراتی که با مشتری انجام می‌دهد، مشتری را متقاعد به استفاده از خدمات شرکت می‌کند و در نهایت کار به امور قراردادها ارجاع می‌شود.
شما باید همه فرآیندهای بالا را به طور کامل مستند کنید. شاید مستند کردن هر بخش ۲۰ تا ۳۰ ساعت از وقت شما را بگیرد. چرا که همه فرآیند با دقت باید مستند شود حتی صحبت‌هایی که هر بخش باید با مشتری انجام دهند. این میزان وقت گذاشتن ارزش دارد. در این مستند سازی حتی شرح وظایف کارمندان نیز مشخص می‌شود. و شما برای هر بخش دفترچه راهنمایی جداگانه تهیه می‌کنید و کارمندان هر بخش را موظف می‌کنید بر طبق آن دفترچه راهنما عمل کنند.

در سیستم سازی دو نکته اساسی را هیچ‌گاه فراموش نکنید:

۱) کمال گرا نباشید. هر آنچه را که می‌توانید مستند کنید. از هر جا که کار را شروع کنید بهره‌وری افزایش پیدا می‌کند. لازم نیست دستورالعمل‌های کاری شما کامل باشد. هیچ کسب و کاری بی نقص نیست. نقایص باید به مرور برطرف شوند.
۲) سیستم تحلیل شده را همیشه کنترل مجدد کنید و نسخه های جدیدی از آن تهیه کرده و دوباره به بخش‌های مختلف شرکتتان ابلاغ کنید.
شما حتی قادر هستید مستند سازی هر بخش از شرکت خود را، به خود ان بخش بسپارید و بعد خودتان آن را بروز رسانی کنید.

سعی کنید در سیستم کاریتان انضباط شخصی را حاکم کنید. یکی از مزایای مستند سازی همین نهادینه کردن انضباط شخصی در کارهاست.
سعی کنید مستندات شما ساده و شفاف باشند. هر چه بتوانید سیستم و زیر سیستم‌های کاری خود را ساده تر طراحی کنید نتایج بهتری حاصل می‌شود. این رویکرد سیستمی بکار باعث می‌شود شما بهتر کنترل امور را در دست بگیرید و وقت کمتری به عنوان یک مدیر به جزئیات اختصاص دهید.

نویسنده مقاله: مسعود محمدی