کدام نرم افزار حسابداری را خریداری کنیم؟

کدام نرم افزار حسابداری را خریداری کنیم؟

نکات مهم در خرید نرم افزار حسابداری

آنچه که در مورد تهیه نرم افزار اعم از حسابداری و غیره مهم است ، گام‌هایی است که باید پله پله ، پیموده شوند که متأسفانه در اکثر جاها به آن توجه نمی‌شود لذا سعی می‌کنم مختصری به آن‌ها اشاره کنم

۱- تشخیص نیازمندی‌ها :
اگر شما سازمانی با واحدهای متنوع باشد ، قبل از جستجو در مورد نرم افزار باید نیازهای خود را تشخیص دهید این نیازها مختصراً به صورت زیر است
* سازمان شما چه واحدهایی دارد لطفاً نام واحدها به همراه شرح وظایف آن‌ها را ذکر کنید همچنین برای هماهنگی از هر واحد یک پرسنل که به کار تسلط دارد به عنوان نماینده آن واحد انتخاب کنید
*آیا شما در سازمان برای کارهای خودتان گردش کار یا فرایند کاری تعریف کرده‌اید خوب حتماً این فرایندها را حتماً یادداشت کنید و مستند کنید
*محدوده کاری سازمان شما چگونه است ؟ از نظر جغرافیایی چگونه است ؟ آیا سازمان شما متمرکز است یا پراکنده ؟ آیا سازمان شما نیاز به تعامل با مشتری دارد ؟ آیا سازمان شما نیاز به ارایه خدمات تحت وب دارد؟ آیا نیاز به خدمات تجارت الکترونیک دارد ؟ و ….
*سطح دانش همکاران سازمانی در چه حدی است آیا سواد کامپیوتری دارند ؟ آیا به نرم افزارهای اکسل و word و غیره آشنا هستند ؟
*بودجه ؟ شما باید میزان بودجه خودتان را مشخص کنید . چرا که نرم افزارها با قیمت‌های بسیار متنوعی وجود دارد.
*سؤال بسیار مهم این است ؟ که سازمان شما به چه دلیل نرم افزار می‌خواهد ؟ آیا برای کاهش پرسنل سازمان یا کاهش هزینه‌ها ؟ یا برای حذف بروکراسی و کاغذ بازی حاکم در سازمان ؟ یا برای بهبود کارهای سازمان و سرعت بخشیدن به کارها ؟
اهداف شما از خرید نرم افزار چیست ؟
*معیار شما برای انتخاب شرکت ارایه دهنده نرم افزار چیست ؟ چه چیزهایی برای شما مهم‌تر است ؟ سابقه شرکت ، تعداد مشتریان شرکت ، ملیت شرکت ، و….
*آیا شما فرآیند کار منحصر به فردی دارید مثلاً شما کاری انجام می‌دهید که هیچ جا وجود ندارد ، به فرض مثال شما با یک روش خاصی با شرکت‌های خارجی داد و ستد می‌کنید ، شما باید ویژگی‌های منحصر به فرد خودتان را بدانید تا بتوانید آن‌ها را در نرم افزار تطبیق دهید .
بیشتر مشکلات افراد و سازمان‌ها در خرید نرم افزار ، عدم درک صحیح از نیازها است ، متأسفانه اکثر افراد و سازمان‌ها فقط به ظاهر قضیه توجه می‌کنند ، اگر شما بتوانید گام اول را که همان تشخیص نیازها را خوب بردارید بقیه مراحل ساده تر خواهد بود ،
مهم نیست فلان سازمان یا فلان فرد از نرم افزار کدام شرکت استفاده می‌کند ، بلکه شما بعد از تحقیق باید بدانید که نرم افزار کدام شرکت نیازهای شما را برآورده می‌کند . یادتان باشد که هدف ((همیشه تأمین نیازهای شماست )) همین.

۲- پشتیبانی
برای بحث پشتیبانی چند بخش وجود دارد که ذکر می‌کنم
شما وقتی با شرکت توافق کردید و نرم افزار آن‌ها را خریدید باید یک قرار داد گارانتی نرم افزار و پشتیبانی داشته باشید
در اینجا مختصراً مهم‌ترین بندها را ذکر می‌کنم

خدمات ضمانت نرم افزار

در این بند، فهرست و مشخصات نرم افزارها یا اجزای نرم افزاری که در دامنه شمول طرح می‌گنجند ،باید به دقت ذکر گردد . همچنین خدماتی که برای هر نرم افزار یا جزء نرم افزاری در دوره ضمانت ارائه خواهد شد .
آموزش، راهنمایی کاربران، نصب، رفع اشکال و اصلاح نرم افزار ، نسخه برداری اطلاعات و … باید مشخص گردد
توصیه می‌شود اجزاء یا خدماتی که مشمول تعهدات دوره ضمانت نمی‌شوند نیز تصریح گردد.

محدوده تغییرات

در این بند، حدود تغییراتی که در دوره ضمانت، کارگزار متعهد به انجام آن‌ها در نرم افزار است و مرجع تشخیص این محدوده در موارد اختلاف باید روشن گردد.

زمان

در این بند مدت دوره ضمانت و تاریخ شروع این دوره باید ذکر گردد . در صورتی که تغییر تاریخ آغاز یا مدت این دوره منوط به تحقق شرط یا شرایط خاصی است، این شرایط باید به روشنی ذکر گردند.

مکان

در این بند محل(های) ارائه خدمات دوره ضمانت باید مشخص گردد.

سازماندهی

بخش سازماندهی باید حداقل شامل بندهای زیر باشد:

ساختار

در این بند ساختار سازمانی کلیه عناصر درگیر در دوره ضمانت نرم افزار ، باید در قالب نمودار تشکیلاتی ارایه گردد . ضوابط ترسیم این نمودار به استانداردهای سازمانی کارگزار بستگی دارد، اما رعایت نکات زیر ضروری است :

برای هر یک از عناصر موجود در نمودار، عنوان کامل و گویایی باید ذکر شود
واحدهای سازمانی (کمیته، گروه، واحد، …) باید به نحو مناسبی از افراد (مدیر، مسئول، …) متمایز گردند.
خطوط فرماندهی و گزارش دهی باید به طور مشخص و بدون ابهام ترسیم شده باشند.
ذکر اسامی افرادی که در این ساختار نقش دارند، ضروری است.

ارتباطات

در این بند، باید نحوه برقراری ارتباطات بین اعضای تیم کارگزار و عوامل کارفرما تعیین گردد .همچنین توصیه می‌شود اطلاعات لازم برای برقراری ارتباط با هر عضو (نشانی، تلفن، نمابر، پست الکترونیکی، ساعات تماس و ذکر گردد

منابع لازم
این بخش باید حداقل شامل بندهای زیر باشد:

سخت افزار

فهرست و مشخصات کلیه تجهیزات سخت افزاری لازم برای ارائه خدمات دوره گارانتی باید ارایه گردد . در مورد هر یک از تجهیزات سخت افزاری مورد نیاز مشخص گردد که مسئولیت تأمین ، راه اندازی و نگهداری به عهده کدامیک ( کارگزار یا کارفرما ) می‌باشد .

نرم افزار

فهرست و مشخصات کلیه نرم افزارهای لازم برای ارائه خدمات دوره گارانتی باید ارایه گردد. در مورد هر یک از نرم افزارهای مورد نیاز باید مشخص گردد که مسئولیت تأمین ، نصب و راه اندازی و نگهداری به عهده کدامیک ( کارگزار یا کارفرما ) می‌باشد .

نیروی انسانی

نیروی انسانی مورد نیاز برای ارائه خدمات دوره ضمانت، به تفکیک نوع تخصص و کار لازم هر یک (بر حسب نفر ساعت ) باید مشخص گردد . در مورد هر یک از افراد مورد نیاز باید مشخص شود که مسئولیت تأمین ، آموزش و نگهداری به عهده کدامیک ( کارگزار یا کارفرما ) می‌باشد .

فضای کاری و تجهیزات اداری

میزان و مشخصات فضای کاری و تجهیزات اداری لازم برای ارائه خدمات دوره گارانتی باید ارایه گردد . در مورد هر یک از امکانات و تجهیزات مورد نیاز باید مشخص گردد که مسئولیت تأمین و نگهداری به عهده کدامیک ( کارگزار یا کارفرما ) می‌باشد .

سایر منابع

در صورتی که برای ارائه خدمات دوره ضمانت به منابع و امکانات دیگری
نیز نیاز باشد، مشخصات این منابع و امکانات باید ارائه گردد . در هر مورد باید مشخص گردد که مسئولیت تأمین، راه اندازی و نگهداری به عهده کدامیک ( کارگزار یا کارفرما ) می‌باشد

روش اجرا

این بخش باید حداقل شامل بندهای زیر باشد:
درخواست خدمات
در این بند نحوه درخواست هر یک از خدمات دوره ضمانت باید مشخص گردد. در صورتی که ارائه خدمات خاصی به صورت برنامه ریزی شده و ادواری صورت می‌گیرد، برنامه پیش بینی شده باید ذکر گردد در غیر این صورت، رویداد درخواست کننده خدمت، عناصری که اجازه درخواست دارند و نحوه ثبت و انتقال درخواست باید تشریح گردد.

ارائه خدمات

در مورد خدمات از پیش برنامه ریزی شده، نحوه و ضوابط ارائه این خدمات باید مشخص گردد.در مورد سایر خدمات، رویه تصمیم گیری در مورد پاسخگویی یا عدم پاسخگویی به درخواست، نحوه و ضوابط اولویت بندی درخواست‌ها، روش و ضوابط ارائه خدمات باید ذکر گردد. در هر صورت مسئولیت ارائه هر خدمت، مهلت زمانی انجام هر فعالیت و
گردش کار انجام فعالیت‌ها باید بیان شود.

مستندسازی

در این بند نحوه مستندسازی و ثبت نتایج و سوابق هر یک از فعالیت‌های پشتیبانی نرم افزار باید مشخص گردد در صورتی که برای مستندسازی این فعالیت‌ها از فرم‌ها و قالب‌های خاصی استفاده می‌شود، این فرم‌ها و قالب‌ها باید ارائه شود.

ابزارها، روش‌ها و استانداردها

در این بخش کلیه ابزارها، روش‌ها و استانداردهای مورد استفاده در دوره ضمانت باید ذکر گردد .در صورتی که این ابزارها، روش‌ها و استانداردها در سایر اسناد پروژه معرفی شده‌اند، تنها ذکر عنوان و ارجاع به سند مربوطه کافی است.

مخاطرات پیش بینی شده

در این بند، مخاطرات شناسایی شده که ممکن است بر اجرای برنامه ضمانت تأثیر داشته باشد، باید معرفی گردد ، برای هر مخاطره، شرح احتمال وقوع، میزان تأثیر و روش مقابله باید ذکر شود.

شناسایی و تحلیل مخاطرات

در این رویه شناسایی و تحلیل مخاطراتی که ممکن است پس از تهیه طرح بروز کند، باید تشریح گردد

اقدامات اضطراری

در این بند روش انجام اقدامات فوری در موارد اضطراری که ممکن است استفاده عملی از نرم افزار را غیرممکن سازد، باید تشریح شود.

نویسنده مطلب : علیرضا بانوی

منبع: پرشین حساب