پیاده سازی هوشمندی کسب و کار در سازمان تامین اجتماعی و اهمیت آن

[پیاده سازی هوشمندی کسب و کار در سازمان تامین اجتماعی و اهمیت آن]

هوشمندی کسب و کار یا هوش تجاری (Business Intelligence)  که به اختصار BI خوانده می شود، به فرآیند تبدیل داده های خام به اطلاعات کسب و کار و مدیریتی گفته می شود که به مدیران سازمان کمک می کند تا تصمیمات خود را سریعتر و بهتر اتخاذ کنند و بر اساس اطلاعات صحیح، عملکرد سنجیده ای از خود نشان دهند. در واقع هوشمندی کسب و کار(هوش تجاری) ابزاری جهت تولید دانش در میان انبوهی از داده‌ها و اطلاعات می‌باشد.مدیران در سطوح مختلف عالی، میانی و عملیاتی به اطلاعاتی متناسب با نیاز خود و سطح تصمیم‏گیری خود دارند، به طور مثال در سطح عملیاتی به اطلاعات روزانه و ساختار یافته، در سطح میانی به اطلاعات نیمه ساختار یافته و در سطح عالی اطلاعات غیر ساختار یافته مورد نیاز می‎باشد. هر یک از این مدیران در هر سطحی از تصمیم‎گیری که باشند برای گرفتن تصمیم بهتر ، نیاز به پاسخ به سوالاتی دارند که لازم و ضروری می‎باشد و برای پاسخ به این سوالات نیاز به اطلاعات مربوط دارند. همانطور که گفته شد با توجه به داده‎های انبوهی که وارد سازمان شده‎اند، دسترسی به این اطلاعات یا امکان‎پذیر نیست و یا اگر هم اطلاعاتی هم باشد با توجه به متنوع بودن آنها تفکیک آنها غیر ممکن می‎باشد پس نیاز به راه حلی می‎باشد تا بتواند به حل مشکل بپردازد. و از آنجایی که دانش در سازمان‌های امروز بسیار مهم تلقی می‎شود و حتی به عنوان یک دارایی شناخته می‎شود، دسترسی به این دانش بسیار با اهمیت می‎باشد. پیشنهادی که در این زمینه می‎شود بکارگیری  و پیاده سازی هوشمندی کسب و کار در سازمان می‎باشد.یکی از دلایل محبوبیت بالای هوش تجاری در چند سال گذشته این بوده که کارشناسان، هوش کسب و کار را به چشم یک سرمایه گذاری “افزایشی” در حوزه فناوری اطلاعات نگاه می کنند. در واقع هوش تجاری از این مزیت فوق العاده برخوردار است که اولاً در سیستم ها و روش های “تولید” سازمان دخالت نمی کند و ثانیاً مخاطره استفاده از آن اندک است. به عبارت دیگر هوش تجاری دست و پا گیر نبوده و لازم نیست مدیران هر روز صبح که وارد دفتر کار خود می شوند، به عنوان اولین کار به سر و کله زدن با سیستم های هوش تجاری بپردازند.ابزارهای هوش تجاری در مقایسه با ابزارهای توسعه برنامه های کاربردی جوان تر هستند در نتیجه براساس نیاز کاربران و تغییرات سازمانها، آنها نیز دستخوش تغییر و تحول می شوند، علاوه بر آن تعداد شرکتهایی که تجربه استفاده از یک ابزار خاص را دارند زیاد نیست، این دلائل باعث میگردد متقاضیان استقرار هوش تجاری با چالشهای متعددی در این زمینه مواجه گردند. برخی گمان میکنند که هوش تجاری تنها به کار سازمان های بزرگ می آید و این دسته سازمان ها به دلیل حجم زیاد تراکنش های مالی، تعداد فراوان مشتری ها، نمایندگی ها، بازاریاب ها و مانند آن به هوش تجاری نیاز دارند و کسب و کارهای کوچک و یا متوسط نمی توانند از آن استفاده کنند یا اصلا به استفاده از این راهبرد نیازی ندارند. سیستم‌های هوشمندی کسب و کار، امکان استخراج انواع روندها از داده‌های موجود در مخازن داده را فراهم می‌نمایند. که این روندها در اتخاذ تصمیمات راهبردی و برنامه‌ریزی برای آینده به مدیران کمک شایان توجهی می‌نمایند. همچنین سیستم‌های هوشمندی کسب و کار، امکان تولید گزارشات راهبردی پیچیده جهت استفاده در لایه‌های تصمیم‌گیر سازمان را فراهم می‌نماید. در سیستمهای هوش تجاری بر اساس الویت های سازمان ابتدا تعدادی از دپارتمانها مثلا واحد مالی انتخاب شده و سپس دپارتمانهای دیگر مانند فروش یا خرید به سیستم اضافه می گردند. متدولوژی توسعه در این سیستمها پیچشی (Spiral) نام دارد. ساخت و توسعه سیستمهای هوش تجاری همواره یک مسئله پیچیده و چالشی برای سازمانها است و به دلیل جوان بودن آن روشهای استانداردی مانند UML که جهت توسعه سیستمهای عملیاتی استفاده می شود برای آن وجود ندارد . یکی دیگر از دلائل این امر وابسته بودن روش توسعه هوش تجاری به نوع کسب و کار سازمان می باشد و شاید بیراهه نیست اگر بگوئیم به تعداد سازمانهای متفاوت ،متدولوژی های متفاوت جهت استقرار هوش تجاری وجود دارد. پس از اینکه نیاز به وجود سیستم هوش تجاری در سازمان مشخص شد، سوالی که برای مدیران سازمانها مطرح میشود این است که آیا در سازمان آنها آمادگی طراحی و پیاده سازی هوش تجاری وجود دارد یا خیر ؟ چه زیر ساختهایی جهت پیاده سازی هوش تجاری نیاز است و آیا معیارهایی وجود دارد که بر اساس آن بتوان آمادگی سازمان را سنجید .

هوش تجاری از دو دیدگاه قابل بحث و بررسی است: دیدگاه مدیریتی و دیدگاه تکنولوژی و زیرساختهای مورد نیاز جهت پیاده سازی هوش تجاری در سازمان را می توان از این دو منظر بررسی کرد :

۱)- زیرساختهای مدیریتی
از بعد مدیریتی مواردی مانند میزان حمایت مدیریت ارشد سازمان از پروژه اهمیت به سزایی دارد . پیاده سازی هوش تجاری در مقیاس سازمانی، یکپارچگی در کلیه واحدهای سازمان را منجر می شود که این مسئله نیازمند حمایت همه جانبه بخشهای مختلف و تمایل آنها جهت به اشتراک گذاشتن داده های مربوط به خود می باشد. میزان آشنائی مدیران سازمان با ابزارهای تحلیل اطلاعات معیار دیگری است که بر اساس آن می توان توانائی سازمان را در اینگونه پروژه ها سنجید.

۲)- زیرساختهای فنی
از بعد تکنولوژی و فنی ،وجود نرم افزارهای عملیاتی و میزان بلوغ تکنولوژی اطلاعاتی در سازمان یکی از فاکتورهای اساسی در استقرار هوش تجاری می باشد. هنگامی که روند جمع آوری اطلاعات در سازمان بصورت مکانیزه و از طریق نرم افزارهای کاربردی صورت گیرد، استقرار هوش تجاری در سازمان سریع تر و با سهولت بیشتری انجام می پذیرد.

بخش مدیریتی هوش تجاری:
امروزه بیشتر سازمانها، پی برده اند که اطلاعات، خون زندگی اقتصاد دیجیتال است و کلید موفقیت در عصر اطلاعات، اتخاذ تصمیماتی است که بدون تناقض، بهتر و سریع تر در عرصه رقابت پیش دستی کند. تصمیمات تجاری نامناسب یعنی تصمیمات مبتنی  بر اطلاعات حداقل یا ناقص، که می تواند زیانهای بسیاری به بار آورد، شرکت را از  بازار خارج کند و یا حتی شرکت را ورشکست نماید.
اولین تعریف علمی هوش تجاری توسط گوشال و کیم بدین صورت انجام شد: “یک فلسفه مدیریتی و ابزاری جهت کمک به سازمانها برای مدیریت و تصفیه اطلاعات کسب و کار با هدف اتخاذ تصمیمات کارا در محیط کسب وکار”.
موفقیت هوش تجاری در هر سازمان وابسته به تعیین و بررسی نوع رفتار موفقیت آمیز می باشد و در صورت آگاهی از این رفتار، می توان از هوش تجاری به صورت اثر بخش و کارآمد در اتخاذ تصمیمات هوشمندانه که موجب ارتقای میزان موفقیت ها خواهد شد بهره گرفت.در این راستا هوش تجاری با ارائه راهکارها، ابزارها و فناوریهای پیشرفته در جهت تدوین استراتژی مناسب، کسب مزیت رقابتی و اتخاذ تصمیمات هوشمندانه به یاری مدیران آمده است.
با پیاده سازی راهکارهای هوش تجاری فاصله موجود بین مدیران میانی و مدیران ارشد از دیدگاه ارتباط اطلاعاتی از میان خواهد رفت و اطلاعات مورد نیاز مدیران در هر سطح، در لحظه و با کیفیت بالا در اختیار آنها قرار خواهد گرفت.

از دیدگاه مدیریتی هوش تجاری شامل موارد زیر می باشد:
– تصحیح و پیاده سازی فرایند تصمیم گیری مدیران که در آنها دانشی بر  پایه دقیق ترین و جامع ترین اطلاعات واقعی سازمان، ایجاد می شود.
– استفاده از دانش ایجاد شده برای تصمیم گیری در سطوح مختلف مسایل ساخت یافته، نیمه ساخت یافته و غیرساخت یافته.
– افزایش توانایی مدیر در اعمال تصمیمات استراتژیک.

بخش فنی هوش تجاری:
معتبرترین مرجع بین المللی که به طور سالیانه اقدام به رتبه بندی و ارزیابی سازمان های عرضه کننده سیستم های فناوری اطلاعات و هوش تجاری می نماید، سازمان بین المللی مشاوره و تحقیقات گارتنر (Gartner) می باشد.
گروه گارتنر (Gartner)، یک سازمان تحقیقاتی در حوزه فناوری اطلاعات است که در سال ۱۹۷۹ توسط گیدون گارتنر در شهر استانفورد ایالات متحده تأسیس گردید. این سازمان از سال ۲۰۰۲ به گارتنر موسوم گردید و تحقیقاتی که از همان ابتدا از سوی این گروه صورت گرفت بسیار مورد توجه مدیران ارشد فناوری اطلاعات در سازمان‌هایی از قبیل کارگزاری‌های دولتی، شرکت ‌های مخابراتی، مؤسسات خدماتی حرفه‌ای و سرمایه‌گذاران حوزه فناوری قرار گرفت بطوریکه گارتنر مرجعی مطمئن و با ارزش برای مشتریان قلمداد می‌شود. حوزه فعالیت گارتنر به سه بخش اصلی تحقیق، برنامه‌های اجرایی و مشاوره تقسیم می‌گردد که توسط ۵,۳۰۰ عضو شامل ۱,۲۸۰ تحلیلگر، مشاور و مشتریانی در ۸۵ کشور دنیا انجام می‌گیرد. گارتنر از طریق اطلاعاتی که از سه بخش فوق بدست می‌آورد، حوزه‌های فناوری هر کسب و کاری را تحلیل و تفسیر می‌کند.

“شایان ذکر است که سیستم هوش تجاری تارگیت (Targit BI) و رتبه آن در هر ۶ معیار زیر مورد توجه قرار گیرد”

معیار ۱ – تجارب مشتریان سیستم‌های هوش تجاری (BI)
معیار ۲ – رضایتمندی فروشندگان، نگاه به آینده و میانگین منافع کسب و کار
معیار ۳ – میزان موفقیت هوش تجاری (BI)، و نگاه به آینده
معیار ۴ – شناخت بازار در قبال میزان موفقیت سیستم‌های هوش تجاری (BI) و میزان منافع کسب و کار
معیار ۵ – استاندارد کردن سیستم های هوش تجاری (BI)
معیار ۶ – پشتیبانی از سیستم و کیفیت محصول

شرکت های Microsoft ، oracle ، SAP ، IBM جزء شرکتهای مطرح ارائه دهنده راه حل (Solution) و ابزارهای هوش تجاری می باشند.
در ساده ترین حالت هوشمندی کسب و کار اطلاعاتی راجع به وضع کنونی کسب و کار به مدیران تحویل می دهد. با استفاده از هوشمندی کسب و کار، اطلاعات در زمان مناسب و با انعطاف بیشتری در اختیار مدیران قرار داده می شود. بیشترین بهره مندی بدست آمده از هوشمندی کسب و کار، امکان دسترسی بی واسطه به داده ها توسط تصمیم گیرندگان در تمام سطوح سازمان است. در این صورت این افراد قادر خواهند بود که با داده ها تعامل داشته باشند و آنها را تحلیل کنند و در نتیجه بتوانند کسب و کار را مدیریت نمایند، کارایی را بهبود بخشند، فرصتها را کشف کنند و کارشان را با بازدهی بالا انجام دهند.
با بررسی های صورت گرفته در سایتهای معتبر، ابزارهای مختلفی جهت هوشمند سازی کسب و کار طراحی شده است اما نکته قابل توجه در کلیه این ابزارها این است که این ابزارها در چندین حوزه کلی برای هوشمند سازی کسب و کار فعالیت نموده و دارای ویژگیهای مشترکی هستند که البته برخی در بعضی از حوزه های قوی تر و تخصصی تر فعالیت نموده و برخی دارای صرفه هزینه برای استفاده در شرکت های کو چک و متوسط مناسب هستند.
رشد و میزان سرمایه گذاری بر روی سیستمهای هوش تجاری )قابلیتهای هوش تجاری( منعکس کننده رشد اهمیت راهبردی آن هاست و نیاز به توجه و تحقیقات کاربردی را پررنگ تر می نماید.
ساخت و اجرای سیستم های هوش تجاری ، مستلزم سازمان هایی است که فرهنگ کار در آنها با اطلاعات و فناوری های آن هماهنگی داشته باشد.
موارد استفاده هوش تجاری، شامل فعالیتهای DSSها، جستجوهای چند بعدی و گزارش دهی، فرایند تجزیه و تحلیل آنلاین(OLAP) تحلیل آماری ، پیش بینی و استخراج داده هاست.
همانطورکه گفته شد هوشمندی کسب و کار تنها یک ابزار نیست بلکه معماری است و در راستای شناسایی، جمع آوری، پردازش و نتیجه گیری از داده ها فرایندهای مختلفی طی می شود و  از ابزارهای متفاوتی استفاده می کند ارزش واقعی هوشمندی کسب وکار زمانی خواهد بودکه بتوان با تصمیمات اتخاذ شده براساس نتایج حاصل از هوشمندی کسب و کار به سادگی فرایندهای سازمانی را مدیریت کرده و قوانین کسب و کارجدید را اعمال نمود.