پیاده‌سازی اتوماسیون اداری پیش نیاز دولت الکترونیک
با نگاهی گذرا به برنامه‌های آتی دولت پی خواهیم برد که استقرار دولت الکترونیک در کشور پیش نیازهایی خواهد داشت، استقرار کامل و صحیح اتوماسیون اداری در اداره ها، قطع یقین یکی از مهم‌ترین این پیش نیازها خواهد بود. جمله ساده‌ای که بتواند دولت الکترونیک را تعریف کند به ما می‌گوید: دولت الکترونیک یعنی ارائه خدماتی که پیشتر به‌صورت دستی یا نیمه مکانیزه به ذی‌نفعان ارائه می‌شد و قرار است به‌صورت الکترونیکی بر بستر وب یا موبایل یا وسیله ارتباطی دیگر به متقاضیان ارائه شود. حال گام اول خدمات الکترونیک، یعنی ثبت درخواست متقاضی برای دریافت خدمت که بعد از آن کار شروع خواهد شد به این صورت که باید سیستمی وجود داشته باشد که بتواند به‌صورت یکپارچه خدمت درخواست شده را به درون سازمان هدایت کند و نیاز نباشد که به‌صورت دستی یا غیر مکانیزه این درخواست به درون سازمان برود.
پرواضح است بدنه اصلی تمام خدمات الکترونیک که توسط دولت به مردم ارائه می‌شود در درون دستگاه‌های اجرایی است، به‌طور ساده تر باید عنوان شود طراحی یک فرم که فقط روی پرتال از مردم داده بگیرد و به سامانه درون مجموعه ارتباط نداشته باشد همان کاری هست که شاید از ۱۵ سال پیش تا کنون در کشور انجام و این تجربه بد موجب عدم اعتماد مردم به اخذ خدمات الکترونیک شده است، یعنی پرکردن فرم روی درگاه بیرونی سازمان و در نهایت به‌دلیل عدم ارتباط لایه بیرونی و لایه درونی معمولاً اطلاعات گم می‌شوند و متقاضی مجبور است برای گرفتن خدمت مجدد به سازمان مراجعه کند و این دوباره کاری، حس خوبی برای شهروند ایجاد نمی‌کند، بدیهی است حداقل امکانات یک سامانه مکانیزه یکپارچگی ارائه خدمت به متقاضیان است، حال به یک چالش دیگر می‌رسیم، خدمت به‌صورت مکانیزه برای افراد ذی‌ربط ارسال شده است، آیا ایشان تمایل و انگیزه‌ای برای پاسخ دادن مکانیزه به آن دارند؟
ساده انگاری است انتظار داشته باشیم شاغلین در بدنه دولت که کارهای روزانه خود(حتی نامه نگاری‌های روتین) را به‌صورت دستی، همراه با خطا و نامناسب انجام می‌دهد حال در استقرار دولت الکترونیک که بحثی مهم و اساسی است همراه ما باشد. قوانین اساسی کشور و اسناد بالادستی تمام دستگاه‌های اجرایی و آموزشی را ملزم به استقرار دولت الکترونیک می کند اما شاغلین در بدنه دولت به‌دلیل آموزش ندیدن، عدم رعایت پیش نیازها، نبود سیستم انگیزشی یا… خود را همراه این جریان ندانسته و مقاومت‌ها از همین جا شروع می‌شود. تجربه ما در استقرار دولت الکترونیک به ما نشان داد که یکی از موانع اساسی و اصلی در استقرار دولت الکترونیک که پیش نیاز راه‌اندازی دولت هوشمند است بدنه خود دولت است. براحتی می‌توان پاسخ این سؤال را یافت: آیا با توجه به اینکه شاغلین در بدنه دولت که به نامه‌ها پاسخ مناسب نمی‌دهند و هنوز ساده ترین کار خود در سازمان مثل مرخصی را به‌صورت دستی و غیرمکانیزه به جریان می‌اندازند، واقعاً می‌توان خدمات به نسبت پیچیده تری که متقاضی بیرونی درخواست کرده است را به‌صورت مکانیزه پاسخ داد؟
حال اگر پرسیده شود چه پیشنهادی برای بهبود شرایط و سرعت بخشیدن به استقرار دولت الکترونیک وجود دارد باید گفت پیش نیاز استقرار دولت هوشمند، راه‌اندازی دولت مجازی است، پیش نیاز آن دولت الکترونیک، پیش نیاز آن خدمات تراکنشی، دوسویه، یک سویه و اطلاع رسانی، پیش نیاز آن سازمان الکترونیک، پیش نیاز آن اتوماسیون اداری و پیش‌نیاز همه اینها ایجاد انگیزه برای شاغلین در بدنه دولت جهت رغبت به استفاده از سیستم‌های مکانیزه است.
منبع» ایران/مجید حصارکی
