دستور العمل تهیه و تنظیم پرونده و گزارش حسابرسی مالیاتی
دستور العمل تهیه و تنظیم پرونده و گزارش حسابرسی مالیاتی
مقدمه:
حسابرسان باید شواهد لازم برای پشتیبانی از اظهار نظر خود و شواهد مربوط به انجام حسابرسی طبق استاندارد های حسابرسی را مستند نمایند . این مستند سازی از طریق تهیه و نگهداری کاربرگهای حسابرسی و دریافت و حفظ این گونه مدارک توسط حسابرس در ارتباط با اجرای عملیات حسابرسی انجام می شود .در این مقاله ، ویژگی اساسی کاربرگ ها و نقشی که در فرایند حسابرسی دارند و همچنین ، کنترل کیفیت کار حسابرسی مورد بحث قرار می گیرد.
تعریف کاربرگ حسابرسی
کاربرگ حسابرسی ، ابزار کار حرفه حسابرسی است و حسابرسان روشهای بکار برده شده ، آزمونهای انجام شده ، اطلاعات جمع آوری شده و نتایج بدست آمده در طول اجرای عملیات حسابرسی را در کاربرگها مستند می کنند. کاربرگ های حسابرسی ، حلقه ارتباطی بین مدارک حسابداری صاحبکار و گزارش حسابرسان است و کلیه کارهای انجام شده توسط حسابرسان را مستند و گزارش حسابرسان را توجیه می کنند . کاربرگهای حسابرسی باید حاوی کلیه اطلاعات مربوط به اظهار نظر درباره مطلوبیت ارائه صورتهای مالی صاحب کار باشد و میتواند به شکل ثبت اطلاعات روی کاغذ ، فیلم ، ضبط الکترونیکی یا دیگر ابزارهای مشابه باشد.
اهداف کاربرگهای حسابرسی
کاربرگهای حسابرسی اهداف و نیازهای زیر را تامین می کنند :
۱٫ کمک به برنامه ریزی و اجرای عملیات حسابرسی.
۲٫ کمک به سرپرستان ، مدیران و شرکا در نظارت بر بررسی کار حسابرسان.
۳٫ تامین پشتوانه لازم برای گزارش حسابرسان.
۴٫ مستند کردن رعایت استاندارد های اجرای عملیات حسابرسی.
۵٫ کمک به برنامه ریزی و انجام حسابرسی دوره های آینده.
۶٫ فراهم نمودن اطلاعات مورد نیاز در زمینه ارائه سایر خدمات حرفه ای ، مانند تنظیم اظهار نامه مالیاتی و ارائه خدمات مشاوره.
مدیریت شکل و محتوای کاربرگ های حسابرسی
حسابرسان باید اطلاعات مربوط به برنامه ریزی کار حسابرسی نوع و ماهیت ، زمانبندی اجرا وحدود روشهای حسابرسی اجرا شده و نتایج حاصل از آن و نتیجه گیری ناشی از شواهد جمع آوری شده را در کاربرگهای حسابرسی ثبت نمایند .
از لحاظ شکل و محتوا کاربرگهای حسابرسی باید متناسب با شرایط موجود و نیازهای حسابرس در هر کار حسابرسی ، طراحی و تنظیم شود و از لحاظ میزان و حجم کاربرگهای حسابرسی این موضوع به قضاوت حرفه ای حسابرس بستگی دارد ، چرا که مستند کردن کلیه موضوعات مورد رسیدگی حسابرس نه ضروری است و نه امکان تهیه آن عملی می باشد . میزان و حجم کاربرگهای حسابرسی لازم است به اندازه ای باشد که در صورت لزوم بتواند شناختی کلی از کارهای حسابرسی انجام شده و اطلاعات مفید را برای سایر حسابرسان ، که شناختی از این کار حسابرسی ندارند ، فراهم نماید .
عوامل تأثیرگذار بر شکل ومحتوای کاربرگهای حسابرسی
۱٫ ماهیت کار و نوع گزارش حسابرسان.
۲٫ نوع و ماهیت و پیچیدگی فعالیت واحد مورد رسیدگی.
۳٫ نوع و ماهیت و وضعیت سیستمهای حسابداری و کنترل داخلی واحد مورد رسیدگی.
۴٫ اعمال سیاستهای کنترل کیفیت در هر کار حسابرسی شامل هدایت ، سرپرستی و بررسی کار انجام شده.
۵٫ شیوه وتکنیکهای حسابرسی مورد استفاده در جریان رسیدگیها .
محرمانه بودن ، مراقبت و نگهداری و مالکیت کاربرگهای حسابرسی
بیشتر اطلاعاتی که در اختیار حسابرسان قرار می گیرد ، از قبیل حاشیه فروش هر یک از محصولات ، برنامه های مورد نظر برای ترکیب و ادغام واحد تجاری با واحد های تجاری دیگر ، قرارداد با مشتریان و حقوق و مزایای مدیران ارشد واحد تجاری ، اطلاعات محرمانه تلقی می شود لذا کاربرگهای حسابرسی که این اطلاعات در آنها درج می شود نیز ماهیت محرمانه دارند و نباید اطلاعات آنها در خارج ویا حتی داخل واحد تجاری برملا گردد و حسابرسان برای رعایت این موضوع و نگهداری کاربرگها ، طی مدت مقرر طبق الزامات حرفه ای و قانونی باید روشهای مناسبی را به کار گیرند مالکیت کاربرگهای حسابرسی متعلق به حسابرسان است و صاحب کار تحت هیچ شرایطی نمی تواند حسابرسان را ملزم کند که کاربرگهای حسابرسی را در اختیار وی قرار دهند با این وجود ، تلخیصی از برخی کاربرگهای حسابرسی یا نسخه ای از آنها می تواند با صلاح دید حسابرسان در اختیار واحد مورد رسیدگی قرارگیرند تا به عنوان پشتوانه مدارک حسابداری واحد مزبور ، مورد استفاده قرار گیرد ، اما کاربرگهای حسابرسی هرگز نباید به عنوان جایگزین مدارک حسابداری واحد مورد رسیدگی تلقی شود .
کاربرگ های حسابرسی و مسئولیت حسابرسان در قبال کاربرگ ها
کاربرگ های حسابرسی ، مدارک اساسی هستند که میزان روشهای اجرا شده و شواهد گردآوری شده حسابرسان در طی رسیدگی را نشان می دهند . چنانچه حسابرسان بعد از اتمام عملیات رسیدگی و یا بعد از صدور گزارش ، متهم به سهل انگاری و کوتاهی در انجام عملیات حسابرسی شوند کاربرگ های حسابرسی ، وسیله بسیار مهمی در تایید یا رد اتهام وارده به حسابرسان خواهند بود . اگر کاربرگ های حسابرسی به نحو صحیح تهیه و عملیات رسیدگی و جمع آوری شواهد ، طبق استاندارد های حسابرسی صورت گرفته باشد ، کاربرگ ها عاملی در تبرئه حسابرسان خواهند بود ، در غیر این صورت ممکن است بر علیه ایشان استفاده شود . موسسات حسابرسی در پایان هر کار حسابرسی ، باید کاربرگ ها را مورد بررسی قرار دهند و اطمینان یابند که کاربرگ ها ، حاوی اطلاعات و مندرجات مغایر با نتایجی که به آن رسیده اند نیست . یکی از مشکلاتی که سبب می شود کاربرگ های حسابرسی حاوی مندرجات ضد ونقیض با گزارش حسابرسی باشد ، وجود کاربرگ هایی است که توسط حسابرسان کم تجربه تهیه شده است . هنگامی که کاربرگ ها توسط سرپرست ، مدیر یا شریک مورد بررسی قرار می گیرد ، بررسی کننده باید علاوه بر نکات مندرج در کاربرگ ها ، سایر جنبه های رسیدگی و همچنین مدارک حسابداری صاحبکار را که شناخت کافی از آن دارد را مورد توجه قرار دهد و ممکن است به این نتیجه برسد که مطالب مندرج در کاربرگ ها صحیح می باشد و یا نیاز به اصلاح و تغییر و یا رسیدگی بیشترمی باشد . در صورت وجود موارد ضد ونقیض یا اشکال ، از حسابرس رسیدگی کننده درخواست می شود که موارد مذکور مجددا بررسی و اصلاح شوند . در صورت عدم دسترسی به حسابرس رسیدگی کننده ، مطالب مندرج در کاربرگ ها بنا به صلاحدید و تصمیم مسئول بررسی کننده تغییر یا اصلاح می شوند و دلایل مربوطه در کاربرگ ها توضیح داده می شود . در صورتی که در مورد یک نحوه عمل حسابرسی و یا حسابداری بین افراد مختلف تیم حسابرسی اختلاف نظری بوجود آید که باعث گردد کاربرگ ها ناهماهنگ شوند ، حسابرسان مزبور باید در اینگونه موارد ، درباره موضوع اختلاف نظر به توافق برسند . چنانچه حسابرسان به توافق برسند باید کاربرگ های تهیه شده تجدید نظر و اصلاح شوند . در غیر این صورت ، نظر مقام مسئول بالاتر حاکم خواهد بود . با این حال ، تمام افراد تیم حسابرسی مجازند نظر مخالف خود را درباره تصمیم نهایی ، در کاربرگ ها ثبت نمایند . در این صورت شریک باید منطق و دلایل تصمیم نهایی موسسه را در کاربرگ ها ثبت نماید . موسسات حسابرسی باید هر چند وقت یک بار روش های تهیه ، بررسی و نگهداری کاربرگ های خود را مورد ارزیابی قرار دهند و با توجه به مسولیت قانونی خود ، تغییرات لازم را در روش های تهیه ، بررسی و نگهداری کاربرگ ها اعمال کنند تا کار حسابرسی با توجه به سیاست های کنترل کیفیت هر کار و موسسه حسابرسی صورت گیرد .
متن
انواع کاربرگ های حسابرسی
با توجه به مطالب متعددی که در کاربرگ ها درج می گردد ، انواع بی شماری کاربرگ حسابرسی وجود دارد . از این رو ، طبقه بندی آن ها کار نسبتا مشکلی است . با این حال ، کاربرگ های تهیه شده می توانند در گروه های زیر طبقه بندی شود :
۱٫ کاربرگ های عمومی : کاربرگ های عمومی برای استفاده در برنامه ریزی و اداره امور حسابرسی ، طراحی می شوند . کاربرگ های برنامه ریزی حسابرسی ، طرح های کلی و برنامه های حسابررسی ، نمود گرها و پرسش نامه کنترل های داخلی ، قرارداد حسابرسی ، بودجه زمانی و یادداشت نکات ، نمونه هایی از کاربرگ های عمومی محسوب می شوند .
۲٫ کاربرگ نهایی : کاربرگ نهایی که کاربرگ تراز آزمایشی نیز نامیده می شود جدولی است حاوی مانده سال جاری و سال قبل حسلب های دفتر کل و ستون های اصلاحات پیشنهادی ، تعدیلات طبقه بندی و همچنین ، اقلام نهایی که در صورت های مالی منعکس خواهد شد . کاربرگ نهایی ، جدول اصلی کنترل و تلخیص تمام کاربرگ های پرونده است و به عنوان ˝ستون فقرات˝ مجموعه کاربرگ های حسابرسی محسوب می شود.
۳٫ کاربرگ های اصلی : کاربرگ اصلی مشابه کاربرگ نهایی بوده و نشان دهنده یکی از سرفصل های عمده صورت های مالی می باشد . کاربرگ اصلی برای تلفیق هر گروه از حساب های مشابه دفتر کل بکار می رود و جمع هر یک ازر این کاربرگ ها ، یکجا به کاربرگ نهایی منتقل می شود . برای مثال کاربرگ اصلی وجوه نقد شامل مانده حسابهای بانکی ، صندوق ، تنخواه گردانها و غیره است.
۴٫ کاربرگ اصلاحات پیشنهادی و تعدیلات طبقه بندی : کاربرگ اصلاحات پیشنهادی ، پیشنویس ثبت های روزنامه ای که حسابرسان برای تصحیح اشتباهات یا تخلف های با اهمیت کشف شده در صورت های مالی و مدارک حسابداری صاحبکار تهیه می کنند .کاربرگ تعدیلات طبقه بندی شامل اقلامی است که ثبت آنها در دفاتر صحیح است ، اما برای ارائه مطلوب صورت های مالی باید تجدید طبقه بندی شوند . برای مثال ، مانده بستانکار با اهمیت حساب های دریافتی باید تحت عنوان یک بدهی ، تجدید طبقه بندی و در تراز نامه منعکس شود . از آنجایی که تعدیلات طبقه بندی تنها بر نحوه ارائه صورت های مالی تاثیر دارد ، تعدیلات مزبور در دفاتر صاحبکار ثبت نمی شود و تنها در کاربرگ های حسابرسی منعکس می گردد.
۵٫ کاربرگ های تفصیلی : کاربرگ تفصیلی که کاربرگ فرعی نیز نامیده می شود ، کاربرگی است که اجزای اصلی یا ریز مانده یک حساب دارایی یا بدهی ، مانند صورت ریز مبالغ دریافتی از مشتریان که جمع آن مانده حساب های دریافتنی می باشد ، را نشان می دهد.
۶٫ کاربرگ تجزیه و تحلیل : کاربرگ تجزیه و تحلیل خلاصهای از تغییرات طی دوره یک حساب دفتر کل را نشان می دهد . از این کاربرگ بیشتر در رسیدگی به حساب های عمده و کم گردش مانند اموال ، ماشین آلات و تجهیزات ، بدهی های بلند مدت ، حقوق صاحبان سرمایه و ذخیره مطالبات مشکوک الوصول که طی سال معاملات زیادی در آنها ثبت نشده است ، استفاده می شود.
۷٫ کاربرگ صورت مغایرت : حسابرسان معمولا به منظور اثبات مبالغ ثبت شده در حساب ها ، مبالغ مذبور را با اطلاعات و مدارک بدست آمده از سایر منابع مقایسه و تطبیق می دهند . در اینگونه موارد ، حسابرسان کاربرگی به نام صورت مغایرت تهیه می کنند ، مانند کاربرگ تطبیق مانده حساب های دریافتنی با تاییدیه های دریافتنی از مشتریان . از این کاربرگ بیشتر در رسیدگی به حسابهای دریافتنی ، حساب های پرداختی ، موجودی نقد و بانک و موجودی مواد و کالا استفاده می شود.
۸٫ کاربرگ های محاسباتی : حسابرسان معمولا برای تایید و اثبات صحت و درستی برخی از حساب های خاص و برخی از مبالغ ، محاسبات مستقلی را در یک کاربرگ انجام می دهند و نتایج حاصل از آن را با مبالغ منعکس و در مدارک حسابداری صاحبکار مقایسه می کنند . از این کاربرگ که اصطلاحا کاربرگ محاسباتی نامیده می شود ، برای اثبات اقلامی مانند هزینه استهلاک ، هزینه سود تضمین شده وام ها ، مالیلت حقوق ، مالیات بر درامد ، حق بیمه سهم کارفرما ، ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان ، سود هر سهم نظایر آنها استفاده می شود.
۹٫ مدارک مؤید : حسابرسان علاوه بر رسیدگی به مدارک حسابداری صاحبکار و بررسی سیستمهای حسابداری و کنترل های داخلی آن ، مدارک تشریحی دیگری را نیز برای اثبات صحت مطالب منعکس در صورت های مالی و توجیح گزارش خود گرد آوری می کنند ، به اینگونه مدارک اصطلاحا مدارک موید گفته می شود . نسخه ای از صورت جلسات مجامع عمومی و هیئت مدیره ، اساس نامه و مدارک ثبت شرکت ، آیین نامه ها و دستورالعمل ها ، قراردادهای خرید و فروش ، قراردادهای وام ، قرارداد انتشار اوراق مشارکت ، تاییدیه های دریافتی از بانک ، تاییدیه وکیل حقوقی شرکت ، تاییدیه مدیران و نظایر آنها ، نمونه هایی از مدارک موید می باشد.
سازماندهی کاربرگ های حسابرسی
حسابرسان معمولا کاربرگ های حسابرسی هر صاحبکار را در دو پرونده به شرح زیر نگهداری می کنند:
۱٫ پرونده جاری : پرونده جاری پرونده ای است که کاربرگ های حسابرسی حاوی اطلاعات مربوط به حسابرسی یک دوره مالی در آن نگهداری می شود و گزارش حسابرسان نیز به استناد همین کاربرگ ها تهیه می شود . به عبارت دیگر کاربرگ هایی در پرونده جاری نگهداری می شود که اطلاعات مندرج در آنها تنها به دوره مورد رسیدگی مربوط می شوند .پرونده جاری معمولا با کاربرگ های عمومی شامل پیش نویس صورت های مالی و گزارش حسابرسان شروع می شود و به دنبال آنها کاربرگ نهایی ، کاربرگ اصلاحات پیشنهادی و تعدیلات طبقه بندی ، نامه مدیریت ، چک لیست ها و سایر مطالب عمومی می آید و در ادامه ، کاربرگ های اصلی و تفصیلی مربوط به هر یک از اقلام صورت های مالی ، به ترتیب سر فصل های صورت های مالی به صاحبکار ، در آن نگهداری می شود. نگهداری مدارک در پرونده جاری بر اساس نظام خاصی صورت می گیرد و حسابرسان جهت دسترسی به کاربرگ ها و سایر مدارک و اطلاعات پرونده جاری از سیستم عطف گذاری متقابل کاربرگ ها استفاده می نمایند . برای این منظور ، برای هر یک از کاربرگ های اصلی یک شماره عطف با کد مشخص اختصاص می یابد و در ادامه کلیه کاربرگ های فرعی واسناد مدارک بایگانی شده نیز به تبع همان شماره یا بر اساس زیر مجموعه ای از همان شماره عطف گذاری و در پرونده نگهداری می شوند و بدین ترتیب ، اطلاعات از طریق سیستم عطف گذاری ، با یکدیگر پیوند می خورد.
۲٫ پرونده دائمی : پرونده دائمی آن گروه از کاربرگ های حسابرسی که حاوی اطلاعات اساسی و دارای کاربرد مداوم است و به بیش از یک دوره مالی تسری پیدا می کند در پرونده دائمی نگهداری می گردند . اطلاعات و مدارک پرونده دائمی عمدتا در جریان حسابرسی نخستین گردآوری می شود و در حسابرسی های بعدی ، با افزودن اطلاعات مرتبط و تغییر یافته ، بهنگام می شود و سه هدف زیر را پرونده دائمی تامین میکند :
الف. یادآوری نکاتی که بیش از یک سال کاربرد دارند.
ب. فراهم آوردن خلاصه ای از روشها و خط مشی های صاحبکار برای حسابرسان جدید.
ج. بی نیاز ساختن حسابرسان از تهیه هر ساله کاربر گهای اقلام بدون تغییر یا کم تغییر.
اطلاعات و کاربرگ های حسابرسی موجود در پرونده دائمی عمدتا شامل موارد زیر می باشند:
۱٫ مشخصات کامل شرکت شامل نام ، آدرس قانونی و شماره ثبت شرکت.
۲٫ نمودار سازمانی واحد مورد رسیدگی و شرح وظایف هر یک از کارکنان.
۳٫ نسخه ای از اساسنامه و مدارک ثبت اولیه شرکت.
۴٫ آیین نامه ها و دستورالعمل های اجرایی واحد مورد رسیدگی.
۵٫ سیستم های حسابداری و شرح سیستم کنترل داخلی و ارزیابی آن.
۶٫ فهرست حساب ها.
۷٫ اطلاعات مربوط به ظرفیت تولید شرکت و شیوه های تولید ، توزیع و فروش.
۸٫ نمونه امضای مدیران واحد مورد رسیدگی.
۹٫ اطلاعات مربوط به اشخاص وابسته.
۱۰٫ نسخه ای از قراردادهای بلند مدت واحد مورد رسیدگی.
۱۱٫ نسخه ای از سوابق مالیاتی شرکت شامل برگ های تشخیص و قطعی مالیاتی.
۱۲٫ کپی اسناد مالکیت دارایی های ثابت مشهود و نا مشهود.
۱۳٫ کپی صورت جلسات هیئت مدیره و مجامع عمومی.
۱۴٫ نسخه ای از گزارش های حسابرسی و نامه مدیریت سنوات قبل.
۱۵٫ سوابق سرمایه شرکت و مدارک مربوط به افزایش و کاهش سرمایه.
جهت دانلود دستور العمل تهیه و تنظیم پرونده و گزارش حسابرسی مالیاتی اینجا کلیک کنید.
منبع: پرشین حساب
