۱۰ حرکت گام‌به‌گام برای تطبیق با شرایط جدید
ناتوانی شرکت‌ها در تطبیق و سازگاری با شرایط محیطی زمینه نابودی آنها را فراهم می‌سازد.
عدم توجه به تغییرات شتابان شرایط کسب‌وکار، سرنوشت و سرانجامی مشابه دایناسورها برای شرکت‌ها رقم خواهد زد و در این میان، رهبران و مدیران مقصر اصلی مرگ و اضمحلال کسب‌وکار شرکت‌ها به حساب خواهند آمد. توافق و سازگاری با شرایط زمینه‌ساز پیشرفت و توسعه سازمانی است.
«قوی‌ترین و باهوش‌ترین موجودات نیستند که باقی می‌مانند، بلکه سازش‌پذیرترین آنها با تغییر، زنده خواهد ماند…»
ناسازگاری شرکت‌ها با شرایط، مشکلات عدیده‌ای را در پی خواهد داشت. منشأ مشکلات «تغییر شرایط» است: هرچه سرعت تغییر فزونی یابد، دل سپردن به شیوه‌های قدیمی و منسوخ عواقب وخیم‌تری را به دنبال خواهد داشت. سرعت تغییرات در شرایط کسب‌وکار عصر حاضر، تماشایی و حیرت‌آور است.
سرعت گرفتن روند تغییرات مذکور در دنیای مدرن امروز مورد انتظار و قابل پیش‌بینی بوده و مدیران شرکت‌ها موظفند همانند تمامی مسائل کسب‌وکار، به این موضوع نیز همچون شمشیری دو لبه – پدیدآورنده تهدید و فرصت – بنگرند.
به منظور توصیف شرکت‌های ناسازگار با شرایط محیطی، به‌کارگیری استعاره «دایناسور» مناسب و پرمعنا است. شصت میلیون سال قبل، دایناسورها پس از صد میلیون سال زندگی روی سیاره زمین به یکباره ناپدید شدند. دلایل انقراض نسل این‌گونه از جانداران در بین دیرینه شناسان مورد بحث و مناقشه است؛ ولی سوءظن اصلی موضوعاتی همچون ناتوانی آنها در سازگاری با تغییرات سریع شرایط آب و هوایی به‌ویژه تغییرات دمایی کره زمین است.
اگر عدم انطباق و ناسازگاری با شرایط محیطی پاشنه آشیل و عامل انقراض نسل موجوداتی چون دایناسورها بوده باشد، سرنوشت و حکایت آنها برای سازمان‌ها نیز تکرارپذیر است. بنابراین در این میان آنهایی که با تغییرات محیطی بهتر انس گرفته و سازگار می‌شوند از شانس و اقبال بیشتری نیز برای بقا برخوردارند. شباهت و همگونی فراوان مابین کسب‌وکار و زیست‌شناسی، شبیه‌سازی در این زمینه را مفید و کاربردی کرده است. شرکت‌ها و موجودات زنده هر دو از سیستم‌های پیچیده‌ای تشکیل شده‌اند که برای دستیابی به اهداف ملزم به همکاری با یکدیگرند. در هر دو ساز‌و‌کار، در صورت بروز نقص در یکی از بخش‌ها، کل سیستم دچار مشکل خواهد شد. تبادل به موقع اطلاعات دقیق بین بخشی از نیازمندی‌های مشترک هر دو گروه است. هر دو در معرض استرس، پیری، فراموشی و بیماری هستند. دفاع در برابر محیط متخاصم و دمدمی مزاج از دیگر خصوصیات مشترک دو سیستم مذکور است. شرکت‌ها و موجودات زنده در صورت دریافت ورودی مناسب، عملکرد مناسبی نیز خواهند داشت. آنها در طول زمان تکامل یافته و ناسازگاری برای هر دو عاملی کشنده و مرگبار است.
بروز تغییرات، سازگاری را دشوار می‌سازد. بنابراین با افزایش نرخ تغییرات، دستیابی به این مهم نیز دشوارتر می‌شود. «حذف تغییرات و عدم نیاز به سازگاری» شعاری است متناسب با کسب‌وکار گذشته. شرایط کسب‌وکار امروز مفهومی جدید به سخنان هراکلیتوس – فیلسوف یونانی – می‌بخشد:
«همه چیز در سیلان و جریان است، چیزی ساکن نیست، جز «تغییر» هیچ چیز پایدار و ماندنی نیست…»
هیچ حوزه‌ای در شرکت‌ها – از کارگاه تا بازار – از تاثیرات ژرف تکنولوژی به‌عنوان نیروی محرکه تغییر در کسب‌وکار، بی‌بهره نبوده است. نوآوری موجب اختراع ماشین بخار، شاتل‌های فضایی، کارخانه‌ها، سهام و اوراق قرضه و «شرکت» به‌عنوان سازمان کسب‌وکار نوین و نیز زمینه ساز توسعه فناوری‌های نوینی همچون فیبر نوری، اینترنت، مهندسی ژنتیک و لیزر شده است. از آنجا که شیوه‌های کسب‌وکار در حال دگرگونی یکباره‌اند، مدیران هوشمند سازمان خود را بر پایه شور و هیجان حاصل از این دگرگونی به پیش خواهند برد. فناوری‌ها بخش بزرگی از قطار تغییرات موثر بر کسب‌وکارند؛ ولی واگن آخر آن نیستند! در همین راستا، اقتصاد آنچنان دچار تغییر شده که برای بازتعریف آن نیازمند به‌کارگیری واژه «اقتصاد جدید» شده‌ایم. در اقتصاد جدید، تمامی مفاهیم از جمله تقاضا، تامین، قیمت محصولات، تولید، سرمایه‌گذاری، موجودی، نرخ بهره و… با شتاب بیشتری در معرض تغییر و دگرگونی هستند. در یک فصل اقتصاد پر‌رونق است و در فصلی دیگر در آستانه رکود و نیازمند کاهش شدید نرخ بهره از سوی دولت. بازبینی متناوب و مستمر اقتصاددانان در پیش‌بینی‌های خود شاهدی بر سرعت تغییرات و دشواری پیش‌بینی در این زمینه است.
امور مالی، تجارت، سیاست و جامعه، مکمل نقش و تاثیر گردباد تغییرات هستند. روزانه حجم وسیعی از اوراق بهادار و اسناد جدید ایجاد شده و تجارت جهانی و اطلاعات لحظه‌ای ضمن کارآتر کردن بازارهای مالی، سعی در انجام امور از طریق شیوه‌های کوتاه‌مدت و متمرکز دارند. رشد نفسگیر تجارت جهانی، تسهیل در قوانین تجارت و مبادلات ارزی دوسویه مابین کشورها، افزایش اتحادیه‌ها و پیمان‌های بین‌المللی و کاهش هزینه‌های ترابری از خصوصیات عصر جدید و دنیای امروز است. در صنعت نوین جهانی، هر شخص رقیب دیگری است. در سیاست نوین نیز هر چیزی ممکن شده است: اصول مالکیت خصوصی به رسمیت شناخته شده است. اتحاد جماهیر شوروری دیگر وجود ندارد. ۱۱ کشور اروپایی که غالبا در جنگ‌های مهم در مقابل هم بوده‌اند، حال ضمن استفاده از واحد پولی مشترک (یورو) و تاسیس اتحادیه اروپا، به‌رغم فشارها، از پذیرش عضو جدید در اتحادیه مذکور خودداری می‌کنند. آداب و رسوم، استانداردها و عادات سنتی جوامع نیز تحت تاثیر تغییرات اجتماعی قرار گرفته‌اند.
هرچند آزمون مشخصی برای تعیین میزان انطباق و سازگاری در دست نیست، ولی قطعا نشانه‌ها و علائم، وجود مشکل در این زمینه را گوشزد خواهند کرد. پاسخ مثبت به تعدادی از پرسش‌های ذیل حاکی از این موضوع است که سازگاری با تغییر باید به صورت برجسته و چشمگیر در دستور کار شرکت‌ها قرار گیرد:
– آیا شرکت در بازار نقش پیرو را دارد؟
– آیا وقایع و تحولات بازار دائما شرکت را غافلگیر کرده و بر توانایی رقابت و عملکرد آن تاثیرگذار است؟
– آیا سازمان در پذیرفتن فناوری‌ها، دستورالعمل‌ها و سیستم‌های مفید، به نسبت رقبا، کند است؟
– آیا معمولا محصولات شرکت در ورود به بازار رقابت دچار تاخیر می‌شوند؟
– آیا سهم بازار شرکت در حال نقصان است؟
– آیا سیمای شرکت خسته و منسوخ است؟
– آیا «سازگاری با تغییر» موضوعی است که به ندرت در شرکت به آن پرداخته می‌شود؟
– آیا همه چیز در شرکت خوب به نظر می‌رسد و همگی از هم سپاسگزارند (خودمتشکرند)؟
تغییرات سریع و شتابان محیط کسب‌وکار امروزی، سازگاری بی‌امان و هر روزه را می‌طلبد. جست‌وجوی گوی سحر و جادو برای بهبود آنی و فوری شرایط نتیجه‌ای جز اتلاف منابع در بر ندارد. سازگاری نیازمند حرکت‌های حساب شده و گام به گام مدیران است:
۱. تقویت و تسریع در روند سازگاری
عملکرد فعالانه شرکت‌ها به منظور سازگاری با تغییرات گام اول در این مسیر است. سازگاری با شرایط موضوعی است که به خواسته مدیران وابسته بوده و نیازمند ایجاد تغییر است. سازگاری را سرلوحه کار خود قرار دهید. نیاز به سازگاری حاوی این پیام است: «باید رکوردها را شکست و درنوردید .»
۲.مقاومت در برابر عدم پذیرش و اجتناب از سازگاری
انکار و عدم پذیرش حالتی است روانی که در آن فرد از پذیرش واقعیات (معمولا تلخ) اجتناب می‌ورزد. اعتقاد به این موضوع که «اگر فرصت بدهید همه چیز در شرکت خوب و طبیعی می‌شود» از علائم بروز این حالت در شماست. نشانه دیگر، اعتقاد به عدم تغییر در شرایط کسب‌وکار یا کم اهمیت شمردن میزان تغییرات است. عدم پذیرش و انکار تغییرات شتابان محیط، جایی در کسب‌وکار امروز ندارد.
۳. درک شرایط کسب‌وکار
تنها شانس و اقبال ناجی شرکت‌هایی است که با تعبیر غلط از شرایط محیطی به دنبال سازگاری و انطباق هستند. تطبیق و سازگاری با شرایطی که اصلا وجود خارجی ندارند، تفاوت چندانی با تحمل و خوگرفتن با شرایط موجود ندارد. نقطه آغاز سازگاری موثر، تعبیر دقیق و بی‌نقص از شرایط کسب‌وکار است. صرف زمان مدیران برای بررسی موضوعاتی همچون جمعیت، فناوری، اقتصاد، امور مالی و سیاست، به درک شرایط کمک شایانی می‌کند. با توجه به عوامل مختلف تاثیرگذار بر کسب‌وکار شرکت‌ها، شناخت شرایط خاص و موثر بر زمینه کاری شما، دارای اهمیت بسیار است. با‌وجود ابهام در شرایط کسب‌وکار آینده، مطالعه و دریافت مشاوره مناسب، امکان دستیابی به موفقیت را افزایش خواهد داد.
۴.مدیریت محتاطانه امور مالی
تطبیق و سازگاری موثر با تغییرات هزینه‌بر است. شرکت‌های دارای ترازنامه ضعیف در جذب سرمایه و نقدینگی دچار مشکل خواهند شد. در صورتی که سازگاری بر پایه بدهی زیاد و دارایی نامتعادل و ناهمگن با سررسیدها و دیون شرکت بنا نهاده شود، نتیجه‌ای نامطلوب در بر خواهد داشت. مدیرانی که سازگاری را از نظر هزینه، مطلوب و موثر می‌دانند باید هزینه و خسارات ناشی از سازگاری و تطبیق ضعیف را نیز در نظر داشته باشند.
۵. الگوبرداری بی‌وقفه
واگذاری برتری در زمینه محصول، کیفیت، خدمات، رضایت مشتری و… به رقبا ممکن است نشانه‌ای از سازگاری بهتر و مناسب‌تر آنان با شرایط باشد. الگوبرداری فی نفسه امری دشوار است؛ اما یکی از بهترین و قدیمی‌ترین شیوه‌های آشکارسازی اشکالات و نواقص شرکت‌ها در زمینه سازگاری است.
۶. پایش وضعیت و مقابله با افت و فرسودگی اجرایی
بهترین پادزهر برای مقابله با تغییر نامطلوب در توان رقابتی شرکت، تمرکز و صرف انرژی در مجموعه اجرایی است. یک واحد اجرایی خسته، بدبین، خودسر و لجباز آسیب‌های فراوانی را به سازمان وارد می‌آورد. ضروری است مدیرانی که نزدیک به ۱۰ سال در یک پست مشغولند تحت بازبینی و نظارت قرار گیرند. اتخاذ حالت تدافعی، تحریک‌پذیری، تندخویی، عدم انعطاف و بیحالی از علائم افت و فرسودگی اجرایی در مدیران است.
۷. بازسازی سازمانی با هدف سازگاری با شرایط
آلفرد اسلوآن (Alfred P. Sloan) معمار افسانه‌ای جنرال موتورز، درخصوص تبعیت استراتژی (راهبرد) از ساختار سازمانی به بحث و بررسی پرداخته است. راهبرد و عملکرد دقیق از طراحی نامناسب سازمانی حاصل نخواهند شد. هرچه تغییرات سریع‌تر رخ دهند، بر اهمیت نظارت مستمر و نیز ارتقا و بهبود ساختار سازمانی افزوده خواهد شد. در دوران تغییرات سریع، نسبت به ساختارهای سرکوبگر نوآوری و عقیم‌کننده ارتباطات حساسیت ویژه نشان داده و به فرآیندهایی با عملکرد و بازده بهینه پاداش دهید. از آنجا که در شرایط بحرانی، اهمیت ساختارها به سادگی قابل اغماض و چشم‌پوشی است، شرکت‌ها نیز گاه به راحتی آنها را نادیده می‌گیرند.
۸.اهمیت دائمی اصول اخلاقی و حکومتی
تغییرات سریع اخلاقیات و حکومت را نیز تحت‌تاثیر قرار داده و اضطرار و فشار را بر سازمان‌هایی که به درستی آماده مبارزه و رقابت نشده اند، وارد می‌آورد.
۹. اهمیت و ارزش گام‌های کوچک
مثلی در بیس بال می‌گوید: «در زمان بازسازی یا سازماندهی مجدد تیم، گامی کوچک در مسیر صحیح ارزشمندتر از گام‌های بزرگ بی‌هدف است.» این ضرب‌المثل در دوران تغییرات سریع در کسب‌وکار نیز مصداق دارد. در صورتی که گام‌های کوچک در مسیر درست برداشته شوند، سازگاری شرکت با تغییرات راحت‌تر صورت می‌پذیرد و از سویی دیگر تاثیرات یک گام اشتباه در مسیر نادرست نیز بسیار چشمگیر و مضر خواهد بود.
۱۰. فرصت‌یابی
سازمان‌های پاسخگو و هوشمند با ساختار صحیح مدیریتی، به تغییرات همچون درمانی مفید و خودخواسته می‌نگرند. فرصت‌ها بسیارند؛ اما خوگرفتن به وضع موجود، دستیابی به آنها را برای شرکت‌های تازه تاسیس و کوچک دشوار می‌سازد.
در عصر حاضر، سازگاری شاخصه اصلی تمایز و افتراق بین شرکت‌های موفق و ناموفق است. ارزیابی ظرفیت به منظور تطبیق با تغییر شرایط، امری حیاتی و ارزشمند است. نگرش آسوده و با فراغ خاطر به موضوع تغییر در دنیای کسب‌وکار نوین به کار نمی‌آید. پیروزی و برتری با کسانی است که تغییر را به منزله فرصت و چالش دریابند. هرچند موضوع و مخاطب اصلی کارل گوستاو یونگ در «هزاران سال مبارزه برای سازگاری و بقا» انسان و بشریت بوده است، ولی این مساله برای شرکت‌ها نیز قابل بسط و شرح است:
«به همین سادگی… ناسازگاری برابراست با نابودی !»
ترجمه و تلخیص: مهدی گازر
منبع:IVEYbusinessjournal
